Como estruturar a comunicação de um Time Híbrido

Na semana passada abordamos a temática do que são times híbridos e como podem beneficiar empresas e seus colaboradores. No artigo desta semana vamos tratar de um dos principais desafios de se trabalhar em um formato híbrido: a comunicação. Certamente esse é um desafio para qualquer empresa, mas não podemos negar que no momento em que uma pessoa do time está trabalhando remoto, a dinâmica de todo o conjunto é modificada. Talvez um dos primeiros processos a sofrer alterações sejam as famosas reuniões de time.

Para simplificar o entendimento (e sermos práticos e objetivos, tal como reuniões deveriam ser) vamos categorizar rapidamente três formatos de reunião e compartilhar boas práticas que sirvam a cada um destes modelos.

Todos juntos reunidos: O formato clássico de uma reunião em que todos os participantes se encontram fisicamente juntos.

Blog_juntos

Nesse formato, todos fazem parte de um mesmo contexto e têm acesso às mesmas informações que os demais participantes (pelo menos em tese - afinal, sempre existe a possibilidade de alguém “cair de paraquedas” em algum assunto).

É importante frisar aqui, porém, que quando falamos de “mesmas informações”, estamos nos referindo à linguagem corporal das outras pessoas. Desde o olhar atento dos participantes, passando pelo olhar vago de quem perdeu a atenção e precisa ser resgatado, até a levantada de mão de quem deseja tomar a palavra. Bem como a energia de quem fala. Todos esses sinais fazem parte da dinâmica de uma reunião e temos tais comportamentos tão naturalizados que, por vezes, esquecemos da influência que possuem no bom fluir de um debate saudável.

Entretanto, apesar de compartilharmos deste contexto, sabemos que é tênue a linha que separa uma reunião objetiva de uma reunião prolixa. Para garantir que ninguém tome a palavra em demasia e se extenda além da conta em um determinado assunto, é possível fazer uso da ferramenta E.L.M.O (Enough, let’s move on). Numa tradução livre, “Basta, vamos seguir em frente”, a ideia de fazer uso do E.L.M.O. é ser capaz de indicar, de modo educado, a quem está falando que seu tópico já foi compreendido e a reunião deve prosseguir. A técnica E.L.M.O. pode ser materializada em algum objeto divertido que repousa no centro da mesa de reunião e ser acionado somente quando necessário.

Todos juntos separados: unidos pela tecnologia ainda que fisicamente distantes.

Blog_online

Desde que a conexão da internet de todos colabore, tem sido cada vez mais comum reuniões em que todos os participantes se encontram online. Não importa a ferramenta utilizada, o que importa é que, novamente, todos os participantes estão no mesmo contexto. Ou melhor dizendo, ninguém possui acesso ao contexto físico de ninguém, mas todos encontram-se no “mesmo lugar” no momento em que se reúnem para uma ligação.

Dicas a respeito de como conduzir reuniões online existem aos montes. Porém, alguns pontos clássicos não podem ser deixados de lado e merecem ser reforçados:

  • Cuidado com barulho de fundo;
  • Câmera de todos ligada pode ser uma boa opção;
  • Defina uma ordem prévia de fala ou tenha uma pauta previamente definida;
  • Estabeleça horário de começo e término da reunião e mantenha a pontualidade.

Uma dica extra que merece um pouco mais de atenção é levar em consideração o “buffer time”. Aqueles famosos minutos de entrada na reunião até que todo mundo se acomode e se conecte. Assim como o fato de que reuniões online podem ser encadeadas em sequência muito facilmente. Ou seja, muito provavelmente alguém tenha que sair de uma reunião online para outra rapidamente. Por isso é tão importante respeitar o tempo de reunião previamente estabelecido.

Uma grande vantagem das reuniões online é que as pessoas tendem a ser muito mais objetivas e práticas. Na Vibbra! nossas reuniões gerais são realizadas com todos os participantes remotos conectados pelo Skype. Ainda não sentimos a necessidade de fazer uso de videoconferências, mas sempre respeitamos uma ordem de fala previamente estabelecida para facilitar a compreensão, assim como mantemos a pontualidade de começo e fim. Além disso, todas as reuniões com nossos Vibbrantes são realizadas por Skype. De qualquer modo, não teria como ser diferente. Em menos de um minuto pulamos de uma conversa com um Vibbrante de Goiânia para um Vibbrante do Piauí. Tudo diretamente de Florianópolis.

Lá e cá: estruturando uma reunião híbrida.

Blog_hibrido

Finalmente chegamos ao nosso maior desafio: realizar uma reunião com pessoas remotas e pessoas presentes. Talvez você já tenha percebido que o desafio reside justamente no “contexto”. Como garantir que todos os envolvidos se sintam acolhidos e parte do processo?

É muito comum que as pessoas reunidas em um mesmo ambiente interajam com mais facilidade do que as pessoas remotas. É preciso cuidado para não transformar os participantes online em meros ouvintes. Por isso, se for possível, evite deixar as pessoas remotas esquecidas em um computador. Defina estratégias de comunicação que incluam a opinião dessas pessoas. Uma possibilidade é manter um moderador responsável por checar se as informações estão sendo bem compreendidas por aqueles remotos e se não há desejo de interrupção para perguntas ou contribuições. Assim como há sinais de pedido para fala em reuniões presenciais, também se faz necessário criar novos sinais para reuniões online ou híbridas.

Além disso, é muito importante definir de que modo a discussão será estruturada. Para além da necessidade de bons equipamentos de áudio ou vídeo, se há pessoas numa sala e outras nos computadores, é interessante definir, por exemplo, que a preferência sempre será de quem começou a falar online. Afinal, essa é a pessoa que tem menos informações sobre o contexto da situação. Justamente por isso, vídeos são uma boa forma de gerar mais informações de contexto.

Algumas empresas, como o Trello, têm adotado a política de todos online ainda que presentes. Por mais que 5, dos 10 membros do time estejam reunidos, por exemplo, todos se conectam online para realizar uma videoconferência. Essa foi a forma encontrada por eles para garantir que todos os participantes da reunião sejam tratados de modo equivalente.

Tempo é vida

Blog_coletivo

No fim do dia o que buscamos é ser capazes de criar experiências coletivas que possam conectar as pessoas e respeitar o tempo dedicado de cada um ao processo. Na Vibbra! levamos a sério o lema “tempo é vida” e acreditamos que reuniões bem planejadas podem ser melhor conduzidas com o auxílio das novas ferramentas de tecnologia.

Ainda estamos longe de propor um modelo ideal de reunião e comunicação. Sempre que tratarmos de um contexto híbrido será preciso deliberar muito mais. Não podemos esquecer que no momento em que temos uma pessoa remota, toda dinâmica de trabalho se altera. Porém, considerando que a tendência do trabalho remoto só cresce e que times híbridos se fazem necessários para a retenção de talentos, nos resta aprender a adaptar nossas estratégias de comunicação de modo que todos os participantes possam ser tratados de forma igual.